Informatie die we over je verzamelen en de redenen daarvoor

Gedurende het sollicitatieproces verwerkt Ksyos informatie over jou. Deze informatie noemen wij ‘persoonsgegevens’. Wij verzamelen persoonsgegevens die nodig zijn tijdens de sollicitatieprocedure.

Welke persoonsgegevens wij verzamelen en waarvoor we deze gegevens verzamelen en gebruiken, is vermeld in de bijlage onderaan deze pagina. Ksyos verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden die op deze pagina worden aangegeven. Indien we jouw persoonsgegevens voor andere doeleinden nodig hebben, stellen wij je daarvan op de hoogte.

Doeleinden en wettelijke basis voor het verwerken van je persoonsgegevens

Jouw persoonsgegevens zullen enkel worden gebruikt om te beoordelen of je geschikt bent voor de functie waarvoor de vacature is geplaatst, ter uitvoering van wervings- en selectieproces.

Het verwerken van je persoonsgegevens wordt gedaan om de volgende redenen:

  • de geschiktheid van de sollicitant te beoordelen;
  • het garanderen van een efficiënte sollicitatieprocedure, bijvoorbeeld door gegevens van de sollicitant te gebruiken om contact op te nemen, relevante stukken te delen met betrokkenen bij de sollicitatieprocedure (zoals gesprekspartners tijdens een sollicitatiegesprek) en het op een juiste manier afhandelen van een procedure;
  • om je in de toekomst nogmaals te benaderen voor een ander (soortgelijke) functie bij Ksyos, indien je niet wordt aangenomen voor de huidige functie waarop je solliciteert;
  • het kunnen beantwoorden en afhandelen van vragen, klachten of ander contact; en/of
  • de uitvoering of toepassing van wet- of regelgeving.

 

Precontractuele maatregelen

Voor het beoordelen van jouw geschiktheid voor de functie waarop je solliciteert en het beslissen of we een arbeidsovereenkomst met jou sluiten, is de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst (precontractuele afspraken) met jou als sollicitant de juridische grondslag.

Toestemming

In sommige gevallen kan Ksyos toch persoonsgegevens verwerken op basis van verleende toestemming. Je hebt altijd het recht deze toestemming in te trekken. Dan mag Ksyos, na de ingetrokken toestemming, je persoonsgegevens niet verder verwerken. Het intrekken van je toestemming doet niets af aan de rechtsgeldigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Belangenafweging

Verder berust een deel van de verwerking op het gerechtvaardigd belang van Ksyos om een sollicitatieproces uit te kunnen voeren. Dit omvat onder andere het vinden van geschikte kandidaten voor openstaande posities binnen de organisatie, het evalueren van de competenties en vaardigheden van sollicitanten, en het aangaan van arbeidsrelaties met gekwalificeerde individuen.

Wettelijke verplichting

Tot slot is de noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij dienen te voldoen een juridische grondslag. Dit kan onder meer van toepassing zijn op het naleven van arbeidsrechtelijke voorschriften, identiteitsverificatie, achtergrondcontroles en fiscale verplichtingen.

Doorgifte en gezamenlijk gebruik van persoonsgegevens

Toegang tot, het verwerken en gebruiken van persoonsgegevens wordt binnen Ksyos beperkt tot de personen die uit hoofde van hun functie over deze informatie moeten beschikken. Dit zullen in beginsel alleen algemeen managers en hun aangewezen vervangers zijn.

Van tijd tot tijd kan Ksyos genoodzaakt zijn persoonsgegevens beschikbaar te stellen aan derden (zie bijlage). Ksyos doet er alles aan om zich ervan te verzekeren dat deze dienstverleners de vertrouwelijkheid en veiligheid van je persoonsgegevens beschermen, en dat de persoonsgegevens uitsluitend worden verwerkt voor het verlenen van diensten aan Ksyos en in overeenstemming met de geldende wetgeving.

Je persoonsgegevens worden niet verwerkt in landen buiten de Europese Unie.

Beveiliging van persoonsgegevens

Ksyos heeft passende maatregelen genomen voor de beveiliging van de gegevensverwerking van je persoonsgegevens op basis van de beschikbare techniek en de verwerkingsdoeleinden.

Ksyos is NEN7510 en ISO27001 gecertificeerd; respectievelijk de Nederlandse norm voor informatiebeveiliging in de zorgsector en de internationale norm voor informatiebeveiliging.

Je rechten

Op grond van privacywetgeving heb je diverse rechten met betrekking tot je persoonsgegevens te weten:

  • inzage in je persoonsgegevens die wij van je bewaren (recht van inzage);
  • correctie van onjuiste persoonsgegevens en, met inachtneming van het doeleinde voor de verwerking van de persoonsgegevens, te verzekeren dat deze compleet zijn (recht op rectificatie);
  • verwijderen van je persoonsgegevens, voor zover toegestaan door de wet (recht op gegevenswissing, recht op vergetelheid);
  • beperking van je persoonsgegevens voor zover toegestaan door de wet (recht op beperking van de verwerking);
  • overdragen van je persoonsgegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, voor zover mogelijk (recht op dataportabiliteit);
  • bezwaar maken tegen elke vorm van verwerking van je persoonsgegevens die uitgevoerd wordt op basis van onze gerechtvaardigde belangen (recht van bezwaar).

Indien je vragen of zorgen hebt over hoe wij je persoonsgegevens verwerken, of indien je bezwaar hebt tegen het gebruik ervan, het gebruik wilt stopzetten, of de persoonsgegevens anoniem wilt maken of verwijderen op grond van het feit dat deze persoonsgegevens in strijd met de toepasselijke wetgeving kun je contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van Ksyos via privacy@ksyos.nl.

Bepaalde persoonsgegevens echter zijn uitgesloten van het recht op verbetering, bezwaar of verwijdering krachtens vanwege privacywetgeving.

Up-to-date persoonsgegevens

Je bent verplicht je persoonsgegevens up-to-date te houden en ons op de hoogte te brengen van elke significante verandering in je persoonsgegevens.

Bewaartermijnen

Ksyos bewaart je persoonlijke gegevens volgens de termijnen zoals gesteld in wet- en regelgeving. Na afloop van de wervings- en selectieprocedure worden de gegevens van sollicitanten maximaal 4 weken door Ksyos bewaard, tenzij je zelf (schriftelijk) instemt met een langere bewaartermijn. In het geval van toestemming is de bewaartermijn van persoonsgegevens 6 maanden.

Vragen, klachten of complimenten

Ksyos heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG). Dat is een interne toezichthouder en adviseur op het gebied van privacy. Je kunt contact met de Functionaris Gegevensbescherming van Ksyos opnemen via privacy@ksyos.nl.

Het kan zijn dat je, ondanks de zorgvuldige aanpak van Ksyos, een klacht hebt over de wijze waarop Ksyos je persoonsgegevens verwerkt en/of met je rechten omgaat. Je kunt dan een klacht indienen bij de toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Over deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst herzien op 28 maart 2024 en wordt bijgewerkt indien er wijzigingen plaatsvinden in de verwerking van persoonsgegevens of de relevante wet- en regelgeving.

Bijlage

Vormen van persoonsgegevens die wij verzamelen zijn onder andere: 

  1. contact- en basisgegevens, waaronder naam, adres, functietitel, telefoonnummer, bankrekeningnummer, e-mailadres en andere contactinformatie;
  2. gegevens die door je worden verstrekt, zoals geboortedatum, nationaliteit, geboorteplaats, geslacht, burgerlijke staat, rijbewijsinformatie, en andere relevante persoonlijke informatie;
  3. informatie betreffende opleidingen, inclusief diploma’s, certificaten, cijferlijsten, stages, cursussen in andere educatieve achtergrondinformatie;
  4. werkervaring, inclusief voorafgaande dienstbetrekkingen, functietitels, verantwoordelijkheden, werkprestaties, referenties van voormalige werkgevers en andere relevante arbeidshistorie.
  5. profielinformatie, zoals vaardigheden, kwalificaties, competenties, talenkennis, technische expertise en andere eigenschappen die relevant zijn voor de functie;
  6. gegevens met betrekking tot je sollicitatieproces, waaronder correspondentie, notities, evaluaties, beoordelingen en andere informatie die tijdens het wervingsproces wordt gegenereerd;
  7. overige gegevens waarvan de verwerking vereist is volgens wet- of regelgeving.